Conceptnotulen voorjaarsvergadering 25 maart 2013
Opening
Voorzitter Mark Prein opent de vergadering en heet de leden van harte welkom op de voorjaarsvergadering.
Mededelingen en ingekomen post
Aanwezigen
Er zijn 33 personen ter vergadering aanwezig.
Afmeldingen
Met kennisgeving afwezig zijn: Karel Moltzer, Hans van der Steenhoven, Wim Kloos, Han Ruigrok, Nel van Vliet, Stannie Petta, Victor de Moura Correia, Willem Schmidt, Peter Veldhorst en Elly van Hemert.
Ingekomen stukken
Er zijn geen ingekomen stukken.
Notulen najaarsvergadering 26 november 2012
De notulen van de najaarsvergadering van 26 november 2012 worden vastgesteld.
Jaarverslagen
Paula Houtzager merkt op dat het jaarverslag van de Raad van Advies ontbreekt.
Herbevestiging benoeming leden klachtencommissie
John van der Wouden, Sylvia Tibbertsma en Ellen Verkoelen zijn bereid een tweede termijn zitting te nemen in de klachtencommissie. De ledenvergadering herbevestigt haar vertrouwen in de commissieleden.
Financiën
Verlag van de financiële commissie
De financiële commissie is in 2012 diverse malen bijeen gekomen. Aandachtspunten waren:
de aansluiting van de ledenadministratie bij de administratie van de contributies. Voor de ledenadministratie is een protocol opgesteld. De financiële commissie heeft geconstateerd dat het protocol werkt en heeft de aansluiting met de grootboekrekening voor de contributie beoordeeld en akkoord bevonden;
de inventarislijst en de aansluiting hiervan op de boekhouding. Er is een inventarislijst opgesteld. Deze sluit aan bij de grootboekrekening. In de loop van 2013 zal de financiële commissie zelf een inventarisatie doen;
de afdracht van Stichting Klubhuis. De financiële commissie heeft zelf geen oordeel kunnen vormen over de juistheid van de afdracht. De afdracht van Stichting Klubhuis aan PAC is door twee leden van het hoofdbestuur gecontroleerd en akkoord bevonden. De financiële commissie zou graag meer inzicht hebben in de wijze van totstandkoming van het bedrag dat aan PAC wordt afgedragen. Dit is een aandachtspunt voor 2013.
De financiële commissie heeft de stukken en bescheiden betrekking hebbende op de jaarrekening van PAC gecontroleerd en akkoord bevonden. Zij neemt de verklaring van de hoofdbestuursleden met betrekking tot de afdracht van Stichting Klubhuis over. De financiële commissie verzoekt de vergadering om de penningmeester en het bestuur decharge te verlenen over het gevoerde financiële beleid in 2012. De ledenvergadering verleent decharge.
Vaststelling jaarrekening 2012
Er zijn geen vragen ontvangen betreffende de jaarrekening. De jaarrekening wordt vastgesteld.
Verkiezing leden financiële commissie
Mieke Louwman en Dick de Wee treden af en stellen zich herverkiesbaar voor respectievelijk één en twee jaar. De ledenvergadering stemt unaniem toe.
Voortgang beleidsplan
Accommodatie
De gemeente werkt de plannen rond de kostprijsdekkende huur verder uit, maar er liggen nog geen concrete cijfers op tafel. Duidelijk is dat de beheerders per 1 januari 2014 elders worden ingezet. De gemeente is van plan om per 1 juli 2013 het kantinegebouw over te dragen. De overdracht zal gebeuren met de toezegging dat de accommodatie zodanig wordt opgeleverd dat deze de eerstvolgende tien jaar vrij van groot onderhoud zal zijn. Hiertoe heeft de gemeente een schouw laten doen. PAC heeft inmiddels een tegenschouw laten plaatsvinden waaruit duidelijk is geworden dat er nog heel wat moet gebeuren voordat de accommodatie in goede staat kan worden opgeleverd. Ook de staat van de baan laat te wensen over. Opgemerkt wordt dat de huur van het PAC-O-Droom deels is afgekocht. Dit zal worden meegenomen in de gesprekken met de gemeente.
Atletiek Trainingscentrum Rotterdam (ATR)
In oktober 2012 is het ATR met veel enthousiasme opgestart. Voor de financiering hiervan ontvangen we gelden van Rotterdam Topsport. De Atletiekunie ondersteunt het initiatief en heeft PAC gecertificeerd als atletiektrainingscentrum. Op dit moment worden trainingen voor de werpnummers en horden aangeboden. Dit wordt binnenkort uitgebreid met sprint- en milatrainingen. Vooralsnog is de aansluiting met de PAC-trainingen nog niet als gewenst. Hier wordt aan gewerkt. Het is de bedoeling dat in juli 2013 een professionele coördinator wordt aangesteld.
Wegatletiek
De sectie Wegatletiek timmert flink aan de weg. De sociale cohesie binnen de groepen is groot. Ook tussen de groepen is het belangrijk goed samen te werken. De principes van het Goed PAC trainerschap zijn dan ook van groot belang en verdienen aandacht.
De sectie organiseert dit jaar twintig evenementen, waaronder de Ekiden, de Maasstadloop en de Zuidersterloop. Tevens zijn er tal van trainingslopen, bijvoorbeeld ter voorbereiding op de Rotterdam Marathon. Daarnaast is de breedtesport in ontwikkeling. Hierbij ziet de sectie mogelijkheden voor uitgebreidere zaterdagtrainingen, nordic walking en de wandelsport.
Zwak punt blijft echter het gebrek aan vrijwilligers. De leden van de sectie Wegatletiek worden dan ook uitgenodigd zich actief op te stellen, niet alleen bij de organisatie van activiteiten, maar ook in de besturen van PAC.
Technisch beleid
Twee jaar geleden is het Goed PAC trainerschap opgezet met als belangrijk doel dat trainers van elkaar leren. We hebben zeer goede trainers binnen onze gelederen en het gros van de trainers werkt goed samen, maar helaas worden vergaderingen matig bezocht en is het contact tussen bepaalde trainers niet zoals gewenst. Het bestuur is voornemens het Goed PAC trainerschap een nieuwe impuls te geven, waarbij bij tegenwerking maatregelen niet uit de weg worden gegaan.
Vrijwilligersbeleid
Het aantal vrijwilligers bij PAC neemt mondjesmaat toe. Speerpunt dit jaar is de persoonlijke benadering en de opvang van onze nieuwe leden. Het blijkt dat een persoonlijke benadering van de leden het beste werkt bij de werving van vrijwilligers. Een belactie behoort hierbij tot de mogelijkheden.
Communicatie en PR
De huidige website zal worden vereenvoudigd, zodat informatie makkelijker te vinden is.
Er worden actief nieuwe sponsors geworven en vooral de reclameborden lopen goed.
Er zijn problemen met de levering van clubkleding. Er wordt daarom overgestapt op een nieuwe leverancier, die ook goede kwaliteit levert. We hopen hiermee tevens het probleem van het loslaten van het logo op de trainingsjasjes op te lossen. De omschakeling kan echter aan het begin van dit wedstrijdseizoen tot een tekort aan clubkleding leiden. Nagegaan wordt of de herkenbaarheid van de clubkleding kan worden vergroot door boven het logo de letters PAC te laten drukken.
Financieel beleid
Het financieel beleid is momenteel gericht op:
het op orde brengen van de VAR-verklaringen van de ZZP-ers onder onze trainers;
de bestudering van nieuwe administratiesystemen. Er zijn door de Atletiekunie vijf aanbieders geselecteerd die hun administratiesysteem op die van de Atletiekunie mogen aansluiten. Nagegaan wordt welk systeem het beste aansluit bij onze wensen en of de voordelen van dit systeem opwegen tegen te kosten die met de aanschaf gepaard zullen gaan;
het beperken van budgetoverschrijdingen. Als gevolg van de beslissingen betreffende de begroting die in de najaarsvergadering zijn genomen, wordt een tekort verwacht van € 18.000. Om het tekort zo klein mogelijk te houden zullen de budgetten scherp in de gaten worden gehouden.
Verkiezing leden hoofdbestuur
Peter Bos treedt stautair af als penningmeester van het hoofdbestuur. Hij stelt zich opnieuw verkiesbaar en wordt met algemene stemmen opnieuw tot penningmeester verkozen.
Rob Koster treedt eveneens statutair af, maar wil graag tot de najaarsvergadering bestuurslid blijven. Hij wordt met algemene stemmen herkozen.
Freek Weggeman treedt statutair af en is niet herkiesbaar. Hij wordt met bloemen en een cadeaubon bedankt voor zijn jarenlange inzet in het bestuur van PAC.
Heico Kerkmeester wordt door het hoofdbestuur voorgedragen als bestuurslid van het hoofdbestuur in de functie van vertegenwoordiger van de sectie Wegatletiek. Heico wordt met algemene stemmen verkozen.
Uitreiking wisselbekers
PAC beschikt over veel talentvolle jonge atleten. Bram Ruissen (verspinger), Maxim Ouwendijk (sprinter) en Devron Jepma (sprinter) stellen zich in deze vergadering aan de leden voor. Het zijn van topsporter betekent veel discipline, niet alleen veel trainen, maar ook een algehele aanpassing van je levensstijl. Deze atleten hebben er veel voor over om hun doel te bereiken en PAC ondersteunt hen waar mogelijk. Allen streven ernaar internationaal door te breken. We hopen met hen en andere PAC-atleten een sterk team te vormen op het Europees kampioenschap dat in 2016 in Amsterdam wordt gehouden.
Vanavond worden de medaillewinnaars bij de Nederlandse kampioenschappen indoor in het zonnetje gezet. Een paasei en een cadeaubon zijn er voor:
Valerie Klostermann (master) zilver op 200m, brons op 60m;
Maxim Ouwendijk (senior) brons op 60m;
Isabel Jansen (JJA): zilver op Polsstokhoogspringen;
Roos de Klerk (MJA): zilver op Kogelstoten;
Karlijn van Es (MJA): zilver op 800m;
Sybren Blok (JJB): goud op Meerkamp, 60m en 60mh, zilver op Verspringen;
Killiana Heijmans (MJB): goud Polsstokhoogspringen, brons Polssokhoogspringen bij de senioren.
De Jacqueline Goormachtigh wisseltrofee, de trofee voor de best presterende CD-junior, gaat dit jaar naar Killiana Heijmans vanwege haar prestaties op het polsstokhoogspringen. Zij ontvangt naast de trofee bloemen en een cadeaubon.
De Stans Brehm Bokaal, de aanmoedigingsbeker voor AB-junioren, is dit jaar voor Isis Visser. Zij is helaas niet aanwezig.
Rondvraag
Er worden voor aanstaande zaterdagmiddag vrijwilligers gevraagd die een bardienst willen draaien.
Nu steeds meer leden gebruik maken van het krachthonk zal het bestuur met de krachthonkbeheerders nader overleggen over het toezicht.
Vrijdag worden nieuwe vlaggen opgehangen. Van de oude vlaggen worden tassen gemaakt.
Jan de Vos dankt het bestuur voor haar inzet en betrokkenheid.
De vergadering wordt gesloten. Het bestuur dankt de aanwezigen voor hun komst.
Notulen najaarsvergadering 26 november 2012
Opening
Voorzitter Mark Prein opent de vergadering en heet de leden van harte welkom op de najaarsvergadering.
Mededelingen en ingekomen post
Aanwezigen
Er zijn 47 personen ter vergadering aanwezig.
Ingekomen stukken
Er zijn geen ingekomen stukken.
Afmeldingen
Met kennisgeving afwezig zijn: Freek Weggeman, Wim Kloos, Nel van Vliet, Aat Scheepbouwer, Ineke Scheepbouwer, Pia de Vries, Conny Lie-a-lien, Paula Houtzager, Elly van Hemert.
Jubilarissen
25 jaar
Loes Luijendijk
Gerard den Ouden
W. Krapman
L. van Ooijen
W. Hol
A. Cammans
Michel vd Klein
Ger Vis
Wim Schouten
Lucy Schouten
J. Bresser
R. Bijleveld
A. Vrolijk
Cor Bosgieter
30 jaar
Leo vd Meide
Giel Devilé
35 jaar
Ben Carlier
40 jaar
J. de Wit
Ron vd Steenhoven
45 jaar
Wim Kloos
65 jaar
Fred Moerman
Notulen voorjaarsvergadering 26 maart 2012
Jan de Vos staat bij dat het positieve resultaat van 2011 aangewend zou worden om een contributieverhoging in 2013 te voorkomen.
De notulen van de voorjaarsvergadering van 26 maart 2012 worden vastgesteld.
Voortgang beleidsplan
Accommodatie
Twee jaar geleden heeft de gemeente aangekondigd dat de sportverenigingen een kostendekkende huur voor het gebruik van hun accommodatie moeten gaan betalen. De bedoeling is dat dit per 1 januari 2014 wordt geëffectueerd. De verwachting is dat de kosten hiervan minimaal € 40.000 per jaar gaan bedragen. Per 1 juli 2013 wil de gemeente de kantine, al dan niet met kleedruimtes aan PAC overdragen. Dit onder de toezegging dat de accommodatie bij overdracht in een dusdanige staat zal worden opgeleverd dat de komende tien jaar geen groot onderhoud te verwachten is. Hiertoe heeft de gemeente een schouw gehouden. PAC zal een tegenschouw laten doen en de kosten hiervan trachten te verhalen op de gemeente. Indien PAC het beheer va de accommodatie overneemt, zullen ook andere gebruikers op de baan toegelaten worden. Zo blijft de accommodatie een schoolsportaccommodatie, waardoor ook scholen gebruik van de baan zullen maken. Zij zullen hiervoor huur aan PAC betalen, maar daar staat tegenover dat PAC de beheerkosten voor haar rekening moet nemen. Momenteel voert PAC gesprekken met de gemeente. Ook zullen experts binnen de vereniging worden geraadpleegd. Mochten de plannen worden uitgevoerd, dan is mogelijk een contributieverhoging niet uit te sluiten.
Regionaal trainingscentrum
De gemeente Rotterdam heeft drie entiteiten die zich met sport bezig houden. Dat zijn:
- Dienst Sport en Recreatie: beheer accommodaties;
- Rotterdam Sportsupport: beleidsmatige ondersteuning verenigingen;
- Topsport Rotterdam: binnenhalen en promoten van topsport in Rotterdam.
Topsport Rotterdam richt in samenwerking met sportbonden en verenigingen regionale trainingscentra op. Het doel is om de regionale talenten binnen de regio te houden, waardoor ook de verenigingen meer vat houden op hun talenten. Op de gebieden van judo en honkbal zijn goede resultaten geboekt. Samen met Rotterdam Atletiek wordt een regionaal trainingscentrum voor atletiek opgezet. Inmiddels zijn regionale trainingen op het gebied van werpen (Jacqueline Goormachtigh) en horden (Marjan Olyslager) gestart en zijn er plannen voor een sprintgroep en de Mila. Daarna zullen ook de andere disciplines volgen. Topsport Rotterdam zal hiervoor gelden beschikbaar stellen. De bedoeling is dat hiervoor een aparte stichting wordt opgericht. De ledenvergadering zal hiervan op de hoogte worden gehouden.
Topsportvereniging
Rotterdam wil graag haar naam verbinden aan succesvolle topsporters en stelt flinke bedragen beschikbaar om Rotterdam op die manier te promoten. Om gezamenlijk onder de noemer van Rotterdam naar buiten te kunnen treden dient er mogelijk een aparte Topsportvereniging te worden opgericht. Zowel Rotterdam Atletiek als PAC staan hier positief tegenover en werken de plannen nader uit.
Het is de bedoeling dat in 2018 een nieuwe accommodatie op Zuid in gebruik zal worden genomen. Het beheer ervan zal in een aparte stichting worden ondergebracht.
Rotterdam heeft overigens ook aandacht voor de breedtesport. Zo bepleit zij dat verenigingen meer de wijken intrekken om bewoners tot sporten te bewegen. Hiervoor worden echter weinig tot geen middelen beschikbaar gesteld, al wordt de accommodatie op Zuid ook hierop ingericht.
Sponsoring en PR
- Er zijn in de afgelopen periode ongeveer zeven nieuwe sponsorborden bijgekomen. De bedoeling is dit verder uit te breiden. Er worden warme contacten onderhouden met de sponsors. Zo komt de Hardloopwinkel voorlichting geven en zal Run2Day twee keer per jaar een koopavond voor leden organiseren. De leden wordt gevraagd mogelijke sponsors, ook niet-atletiekgerelateerd, aan te spreken, zodat de baan snel vol komt te hangen. Martin ontvangt complimenten voor zijn inzet.
- Daarnaast wordt er een Club van 100 opgezet. Dit voor meer specifieke doeleinden, zoals de aanschaf van een elektronische tijdwaarneming.
- Om de naam van PAC uit te dragen wordt ernaar gestreefd om de herkenbaarheid van PAC-lopers en PAC-vrijwilligers als PAC-lid te vergroten door bijvoorbeeld het dragen van clubkleding of aanverwante artikelen met het PAC-logo.
- De website zal komend jaar worden verbeterd. Uiteraard is PAC afhankelijk van haar leden om informatie op de website te kunnen zetten, dus schroom niet om stukken aan te leveren. Daarnaast blijft het clubblad beschikbaar voor diepte-interviews en leuke verslagen. Momenteel is de PAC-Facebookpagina met 500 leden erg populair om de laatste nieuwtjes uit te wisselen.
Vertrouwenspersoon
Het bestuur formuleert een beleid tegen pestgedrag en seksuele intimidatie. Het is belangrijk om hieromtrent goede regels te hebben. De NOC/NSF heeft een volledig pakket, inclusief een netwerk van vertrouwenspersonen opgezet, waarvan ook PAC gebruik zal gaan maken. In de rekken in het clubhuis zullen folders worden gelegd en ook via de website zullen de leden geïnformeerd worden. Gekozen is voor een aanspreekpunt buiten PAC om zo de geheimhouding beter te kunnen waarborgen. Ook worden aan de trainers gedragsregels meegegeven. De bedoeling is om verenigingsbreed voor alle trainers en bestuurders een Verklaring Omtrent Gedrag verplicht te stellen. We hopen door dit proactieve beleid narigheid te kunnen voorkomen en in geval er zich toch iets voordoet wegen te openen om slachtoffers te helpen en herhaling te voorkomen.
Vrijwilligersbeleid
Onder leiding van Walther van der Vos is de vrijwilligerscommissie ongeveer een jaar geleden begonnen met de coördinatie van vrijwilligers binnen PAC. De commissie is allereerst aan de slag gegaan om de wegwedstrijden van voldoende vrijwilligers te voorzien. Daartoe heeft zij drie instrumenten ingezet:
- trainingsgroepen adopteren een wedstrijd en zorgen voor de organisatie ervan;
- het bevorderen van de directe benadering van potentiële vrijwilligers door de trainers;
- het ver voor de wedstrijd bekendmaken van de benodigde vrijwilligers, zodat leden hun agenda hierop kunnen aanpassen.
Voor de marathon en de Zuidersterloop worden nog adoptiegroepen gezocht.
Daarnaast zijn veel nieuwe vrijwilligers voor de bar geworven. Het komende jaar zal de commissie zich ook gaan richten op de vrijwilligers die nodig zijn voor besturen en commissies en bij de sectie Baan/Jeugd.
Goed PAC Trainerschap
Na een aarzelende start van het Goed PAC Trainerschap is er en stijgende lijn te zien van de deelname van trainers aan de overleggen. Opdat trainers van elkaar leren en er kwalitatief goede trainingen worden neergezet, vindt er regelmatig overleg tussen trainers plaats. Het afgelopen jaar zijn de voormannen twee keer bij elkaar gekomen. In de overleggen wordt ook aandacht besteed aan blessurepreventie en het belang van een goede warming up en loopscholing.
Ontwikkelingen wedstrijden Weg
De sectie Weg heeft voor komend jaar twintig activiteiten op het programma staan. Zeer succesvol is de Ekiden. Een ander groot evenement is de Maasstadloop. Terug van weggeweest is de Zuidersterloop. Er zal geen clubcompetitie worden georganiseerd. Hiervoor is in het verleden te weinig belangstelling gebleken. De leden zullen via de diverse kanalen over de activiteiten worden ingelicht.
Uitreiking Beker
Ignisious Gaisahbeker
Deze beker wordt uitgereikt aan de atleet van de vereniging die in het voorafgaande jaar opvallend goede prestaties heeft geleverd bij met name de Nederlandse kampioenschappen. De twee genomineerden van dit jaar zijn B-junioren Sybren Blok en Yorben Ruiter. Sybren is zowel indoor als outdoor Nederlands Kampioen op de meerkamp geworden, werd tweede bij het verspringen op het NK indoor en outdoor, werd tweede bij de 60 meter horden op het NK indoor en leverde daarnaast vele andere bijzondere prestaties. Yorben werd Nederlands kampioen op de 800 m outdoor, verbrak diverse clubrecords (waaronder dat van Robert Lathouwers!) en staat op drie onderdelen eerste op de nationale ranglijst. Beide buitengewoon getalenteerde atleten ontvangen de beker met bijbehorende bloemen en cadeaubon.
De jeugdatleten van PAC zijn, mede door de inzet van hun trainers, zeer succesvol. De JJB-ploeg werd Nederlands kampioen en de JJA-ploeg verdiende de tweede plaats. Zij worden vanavond gehuldigd en ontvangen een medaille.
Financiën
Begroting
Naar aanleiding van de begroting zijn vragen ontvangen van Jan de Vos en Martien Droog. Vastgesteld wordt dat Martien niet aanwezig is. Het woord is aan Jan de Vos. Jan is blij met de wijziging van de categorie ‘Recreant’ naar de categorie ‘Lid zonder wedstrijdlicentie’ en steunt dit voorstel, maar is teleurgesteld met het voorstel tot een algemene contributieverhoging en vraagt zich af of dit wel nodig is, gezien de hoogte van de reserves van PAC. Omdat het bestuur van PAC verplicht is een sluitende begroting voor te stellen, was contributieverhoging noodzakelijk om alle verwachte kosten te dekken. Het bestuur kan zich echter vinden in het voorstel om de algemene contributieverhoging achterwege te laten en het tekort dat hierdoor ontstaat te dekken uit de algemene reserve. De ledenvergadering gaat met dit voorstel akkoord.
Monique Berrevoets merkt op dat voor het Topsportplan niets is begroot. De vereniging faciliteert topsport met onder meer goede trainers, materialen en medische ondersteuning, maar heeft onvoldoende middelen beschikbaar om trainingsstages en individuele extra onkosten van topatleten te financieren. Monique wijst erop dat dit tot een uittocht van topatleten kan leiden. Voorgesteld wordt om een bedrag van € 5.000 voor Topsport beschikbaar te stellen. Het tekort zal worden gedekt uit de algemene reserve. De ledenvergadering gaat met dit voorstel akkoord.
De begroting wordt met inachtneming van bovenstaande wijzigingen goedgekeurd. Wellicht ten overvloede wordt bevestigd dat het wijzigingvoorstel van de categorie ‘Recreant’ naar de categorie ‘Lid zonder wedstrijdlicentie’ met bijbehorende contributieaanpassingen hiermee eveneens doorgang zal vinden.
Het bestuur zal aandacht besteden aan het voorstel om:
- inschrijfgelden wedstrijden te verhalen op de atleten;
- de contributie ook voor senioren/masters leeftijdgerelateerd te maken.
Verkiezing leden hoofdbestuur
Peter Bos wordt door het bestuur voorgedragen als penningmeester van het hoofdbestuur. Peter is ouder van drie jeugdleden van PAC. Zijn partner Petra is actief als jurylid bij de jeugd. Peter is door het bestuur gevraagd als penningmeester, waarbij hij gebruik kan maken van zijn ervaring als leidinggevende van meerdere bedrijven waarvoor hij financieel verantwoordelijk was. De ledenvergadering verkiest Peter als penningmeester van het hoofdbestuur.
Rondvraag
- Ina van Leeuwaarden is negen jaar trainster bij PAC geweest en stopt nu als trainster. Het bestuur dankt haar voor haar inzet. Binnen de groep zal nog aandacht aan haar vertrek worden besteed.
- Het krachthonk wordt slordig achtergelaten en ondanks de aanschaf van nieuwe sleutels wordt er veel gestolen, zowel uit het krachthonk, als uit het materiaalhok en de bestuurskamer.
- Er kan weer worden ingeschreven op de reanimatiecursussen.
- De medische commissie uit haar zorg omtrent de werking van het Goed PAC Trainerschap in de praktijk. Hieraan wordt aandacht besteed.
- De Baggermanbeker wordt niet meer uitgereikt. Het bestuur zoekt naar nieuwe wegen om vrijwilligers voor hun inzet te belonen.
- De Medische commissie zal meer overleg voeren met de secties en ziet zich graag door het hoofdbestuur gesteund in haar streven om een massageactiviteiten te ontwikkelen en in de aanloop naar de marathon van Rotterdam begeleiding op voedingsgebied mogelijk te maken. Voor deze activiteiten zal regelmatig gebruik gemaakt worden van de massageruimte.
De vergadering wordt gesloten. Het bestuur dankt de aanwezigen voor hun komst.
Notulen Voorjaarsvergadering 26 maart 2012
Opening
Waarnemend voorzitter Mark Prein opent de vergadering en heet de leden van harte welkom op de voorjaarsvergadering.
Mededelingen en ingekomen post
Aanwezigen
Er zijn 54 personen ter vergadering aanwezig.
Afmeldingen
Met kennisgeving afwezig zijn: Hans van der Steenhoven, Han Ruigrok, Marius Veenker, Nel van Vliet, Ron van der Steenhoven, Carola Diederik en Gerard Jan de Ruiter.
Overleden
In 2011 zijn de ereleden Wim Koster en Aad Heere overleden. De ledenvergadering neemt een minuut stilte in acht.
Ingekomen stukken
Er zijn geen ingekomen stukken.
Besluit ontslag voorzitter
De afgelopen drie maanden is er geen contact geweest met de huidige voorzitter van PAC, Gersji Rodrigues Pereira. De vele pogingen telefonisch, per e-mail en per brief contact met hem op te nemen hebben geen resultaat opgeleverd. Het hoofdbestuur ziet derhalve geen andere mogelijkheid dan de ledenvergadering te vragen Gersji op grond van artikel 11.8 van de statuten te ontslaan uit zijn functie van voorzitter van PAC. Het besluit wordt met algemene stemmen aangenomen.
Notulen najaarsvergadering 28 november 2011
De notulen van de najaarsvergadering van 28 november 2011 worden vastgesteld.
Notulen algemene ledenvergadering 14 december 2011
De notulen van de algemene ledenvergadering van 14 december 2011 worden vastgesteld.
Jaarverslagen
Er zijn geen opmerkingen over de jaarverslagen.
Voortgang beleidsplan
Atletiekvisie
De atletiekvisie is er op gericht na te gaan wat de huidige positie van de atletiek in Rotterdam is en wat we in de komende vijftien jaar willen bereiken. Rotterdam zit vol met atletiekactiviteit, er is echter weinig aansluiting bij de verenigingen. De vraag is of aansluiting van lopers bij verenigingen wenselijk is en zo ja, hoe dit te bereiken. Hier houdt vooral Rotterdam Sportsupport zich mee bezig.
Ons staat een grote verandering te wachten ten aanzien van het gemeentelijke accommodatiebeleid. De gemeente wil de accommodatie zo snel mogelijk afstoten en aan de verenigingen overdragen. De vraag is of de verenigingen dit willen. Niet meewerken zal leiden tot een kostendekkende huur, wat een substantiële huurverhoging tot gevolg zal hebben. Het bestuur hecht er aan een weloverwogen besluit te nemen en zal deskundigen inschakelen om alle voor- en nadelen van een accommodatie in volledig eigen beheer op een rijtje te zetten. Ook dient bepaald te worden onder welke voorwaarden tot volledig eigen beheer kan worden overgegaan. Het bestuur acht het tevens noodzakelijk om bij de leden na te gaan wat hun prioriteiten zijn.
Mogelijk zal in 2015/2016 op Varkenoord een nieuwe atletiekaccommodatie worden aangelegd. Dit onafhankelijk van de komst van de Jeugd Olympische Spelen. Hier zal ook een indoorfaciliteit worden gebouwd. De kosten hiervan zijn in de gemeentelijke begroting opgenomen. We verwachten dat de huidige accommodaties (Nenijto en Langepad) zeker tot 2020 gehandhaafd zullen blijven. De Rotterdamse verenigingen werken nauw samen op het gebied van accommodatie. De Atletiekunie heeft haar morele steun toegezegd door de toezegging een talentencentrum te willen faciliteren in een nieuw topsportcentrum in Rotterdam.
Technisch beleid
Het Goed PAC Trainerschap heeft inmiddels haar vorm gekregen. De trainers zijn verdeeld in zeven groepen waarbinnen regelmatig overleg plaatsvindt. Zij worden gesteund door een trainersraad, een groep van ervaren trainers. Na een half jaar kunnen we stellen dat er een positieve ontwikkeling plaatsvindt. Er worden verbeterpunten toegepast, zowel in de technische kwaliteit van de trainers, als in de voorwaarden van het Goed PAC Trainerschap, zoals de communicatie. Over het algemeen zijn er nu voldoende trainers.
Het sectiebestuur Weg en recreatie stelt een lijst op van reservetrainers die kunnen invallen, daar waar een vaste trainer uitvalt. Deze lijst wordt onder de trainers verspreid. Binnen de sectie Weg en recreatie worden loopschema’s verspreid. Niet alle trainers maken hier gebruik van. Binnen het trainersoverleg zal hier aandacht aan worden besteed. Er vertrekken nog te veel talentvolle atleten bij de sectie Weg en recreatie naar andere verenigingen. Binnen het Goed PAC trainerschap wordt gewerkt aan het leggen van een goede basis wat er uiteindelijk toe moet leiden dat ook deze atleten binnen PAC zullen blijven. Een vergelijkbare situatie heeft bij de sectie Baan/Jeugd bestaan en door aanpassingen blijven de atleten nu binnen PAC en stappen zelfs atleten van andere verenigingen over naar PAC.
Vrijwilligersbeleid
In de vorige ledenvergadering is door het bestuur een vrijwilligersplan voorgesteld. In reactie hierop heeft Jan de Vos een alternatief aangedragen. Het bestuur heeft dit een kans willen geven onder de voorwaarde dat er in de periode tot de voorjaarsvergadering 2012 minimaal 50 nieuwe vrijwilligers zouden worden geworven. Deze doelstelling lijkt ruimschoots gehaald. Het vrijwilligersplan van het bestuur is hiermee dan ook van tafel. Er zijn 99 nieuwe vrijwilligers geregistreerd. Deze vrijwilligers zijn voornamelijk geworven door een persoonlijke benadering van leden. Inmiddels is de vrijwilligerscommissie uitgebreid. Naast werving van nieuwe vrijwilligers houdt zij zich bezig met het scheppen van omstandigheden waardoor de vrijwilligers zich ook prettig en waardevol voelen. Zo zullen opleidingen tot de mogelijkheden gaan behoren. De commissie streeft ernaar om vroegtijdig en het liefst voor het hele jaar een lijst te publiceren met activiteiten waarvoor vrijwilligers zich kunnen aanmelden.
Financieel beleid
PAC heeft meegedaan aan de pilot van de Atletiekunie voor invoering een nieuw systeem voor de ledenadministratie. De Atletiekunie heeft uiteindelijk besloten geen overeenkomst met Sportlink aan te gaan. PAC zoekt naar mogelijkheden om haar administratiesysteem te verbeteren, zonder dat dit te veel kosten met zich meebrengt. Inmiddels is Sportlink aangepast aan de eisen van de atletiekverenigingen, maar het bestuur wil ook andere systemen onderzoeken.
Bij de sectie Weg en recreatie vindt steeds meer een vermenging plaats tussen wedstrijdatleten en recreanten. Formeel trainen recreanten in aparte groepen met beperktere mogelijkheden. Zij betalen dan ook een lagere contributie. Echter steeds vaker zoeken recreanten andere groepen op en worden wedstrijdleden recreant zonder van groep te veranderen. Om hieraan tegemoet te komen streeft het bestuur ernaar te komen tot één lidmaatschapsvorm, waardoor alle atleten vrij tussen de groepen kunnen bewegen en van alle faciliteiten gebruik kunnen maken. In de najaarsvergadering zal het bestuur hiertoe een concreet voorstel doen.
Financiën
Verslag financiële commissie
Op 20 maart 2012 heeft de financiële commissie de boekhouding ingezien. Zij heeft voorafgaand daaraan en tijdens deze bijeenkomst vragen gesteld die door de penningmeester zijn beantwoord. Met het bestuur zijn afspraken gemaakt ter verbetering van de inzichtelijkheid van de financiën. Gelet op de bevindingen stelt de commissie de vergadering voor om het bestuur decharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid. Het voorstel wordt met algemene stemmen aangenomen.
Verkiezing financiële commissie
Harry Heeke treedt na een periode van vier jaar af als lid van de financiële commissie. Het bestuur dankt hem met bloemen voor zijn inzet. Robert Richter wordt gekozen als nieuw lid van de financiële commissie.
Uitreiking Bekers
Jacqueline Goormachtigh wisseltrofee
De Jacqueline Goormachtigh wisseltrofee wordt dit jaar uitgereikt aan Bart Bosch. Bart is op de C-spelen twee keer tweede geworden (sprint en horden) en op de C-spelen indoor tweede met horden en derde met sprint. Met zijn competitieploeg werd hij tweede van Nederland en met zijn estafetteteam liep hij een nationaal record op de 4 x 100 m. Bart ontvangt de trofee, de bloemen en een cadeaubon uit handen van Jacqueline.
Stans Brehmbokaal
De Stans Brehmbokaal is een aanmoedigingspijs voor AB-junioren. Dit jaar wordt de bokaal uitgereikt aan Bryan Vervoorn. Bryan bezoekt zijn trainingen trouw en toont een enorme inzet. Hij vertegenwoordigde PAC in Tuzla op het hem onbekende onderdeel kogelslingeren. Hij geeft training aan de pupillen van PAC. Ook hij ontvangt bloemen en een cadeaubon.
Verkiezing leden hoofdbestuur
Els Verkerk treedt af als secretaris en bestuurslid PR en communicatie van PAC. Het bestuur dankt haar voor haar inzet met bloemen en een cadeaubon. Op haar beurt dankt zij Ingrid Schmidt voor de ondersteuning van haar werkzaamheden. Martin Blok wordt met algemene stemmen gekozen tot secretaris en bestuurslid PR en communicatie.
Hans van Zwienen treedt af als penningmeester van PAC. Ook hij wordt met bloemen en een cadeaubon bedankt voor zijn inzet. Hans doneert zijn cadeaubon aan de jeugdatletiek van PAC. Helaas is voor de functie van penningmeester geen kandidaat gevonden. Het bestuur roept de leden op om naar een geschikte kandidaat uit te kijken.
Mark Prein wordt met algemene stemmen door de ledenvergadering verkozen tot voorzitter van PAC.
Rondvraag
Jan de Vos dankt het bestuur voor haar inzet in het afgelopen jaar.
De vergadering wordt gesloten. Het bestuur dankt de aanwezigen voor hun komst.
Notulen algemene ledenvergadering 14 december 2011
Opening
Voorzitter Gersji Rodigues Pereira opent de vergadering en heet de leden van harte welkom op de najaarsvergadering.
Mededelingen
Aanwezigen
Er zijn 70 personen ter vergadering aanwezig.
Afmeldingen
Met kennisgeving afwezig zijn: Hans van der Steenhoven, Nel van Vliet, Els Verkerk, Martin Blok, Alex Werff en Mieke Louwman
Voorstel statutenwijziging
Ter stemming ligt voor de statutenwijziging zoals opgenomen in de uitnodiging voor deze vergadering. De belangrijkste wijziging betreft toevoeging van artikel 8.1.b: ‘De vereniging kan door een besluit van de algemene vergadering verplichtingen, al dan niet van financiële aard, aan de leden opleggen.’
Gewezen wordt op artikel 8.3 van de statuten: Indien dit artikel van toepassing is, komt de opzeggingstermijn, zoals beschreven in artikel 7.6 van de statuten, te vervallen.
Geen van de aanwezige leden stemt tegen de statutenwijzing. Hiermee wordt de statutenwijziging goedgekeurd.
Vrijwilligersplan
Al geruime tijd neemt de het aantal vrijwilligers in de vereniging af. Hierdoor kunnen er minder activiteiten georganiseerd worden en zijn de huidige vrijwilligers veelal overbelast.
Het bestuur stelt daarom voor om de volgende regeling in te stellen:
- ieder lid wordt verplicht om twee dagdelen in het jaar vrijwilligerswerk te verrichten;
- indien een lid hiertoe niet bereid is, kan hij/zij dit afkopen door betaling van €40 per jaar.
Met dit bedrag kunnen dan externe krachten worden ingehuurd.
Het bestuur tracht al geruime tijd om meer vrijwilligers te werven. Zij heeft onder meer een enquête gehouden, waaruit enkele nieuwe vrijwilligers zijn voortgekomen en waarin ook de mening werd gevraagd over een voorstel als bovenstaand. Tweederde van de respondenten kon zich in dit voorstel vinden. In de voorjaarsvergadering van 2010 is dit plan dan ook besproken en daarna steeds verder uitgewerkt en op de volgende vergaderingen aan de orde geweest. Benadrukt wordt nog eens dat het doel niet is om de contributie te verhogen, maar om meer vrijwilligers te krijgen. Bij andere verenigingen zien we dat de maatregel werkt en het bestuur is van mening dat dit plan ook voor PAC noodzakelijk is.
Jan de Vos kan zich vinden in de stelling dat ieder lid zich inzet voor de vereniging, maar is van mening dat het voorliggende plan niet de methode is om dit te bereiken. Dit licht hij toe met de volgende argumenten:
- De waarde van de bevindingen van de enquête wordt in twijfel getrokken, aangezien deze uit oktober 2009 stamt en er sindsdien veel nieuwe leden zijn bijgekomen en andere leden zijn vertrokken. Daarnaast waren er problemen met de toegankelijkheid en was het onduidelijk of de huidige vrijwilligers de enquête moesten invullen. Bovendien zijn er leden die zich middels de enquête hebben aangemeld als vrijwilliger, die nooit meer iets hebben gehoord.
- Het is niet wenselijk om niet-leden in te huren. Deze mensen hebben geen binding met de vereniging.
- De ledenvergadering heeft gevraagd om een overzicht met vrijwilligersfuncties en het aantal benodigde vrijwilligers. Het bestuur heeft deze lijst niet geleverd, waardoor het geschatte tekort aan vrijwilligers nog steeds niet is onderbouwd.
- Het betreft een gevoelig onderwerp. Hierover is geen advies gevraagd aan de Raad van Advies.
- Met de invoering van de leidraad ‘Goed PAC Trainerschap’ is een mogelijkheid gecreëerd om een deel van de doelstelling via de trainers te realiseren. Door een persoonlijke benadering van de leden, via de trainers, zouden voldoende nieuwe vrijwilligers gegenereerd moeten kunnen worden. Voorwaarde is dat de potentiële vrijwilligers vroegtijdig worden benaderd.
Jan de Vos stelt dan ook voor een verenigingsbrede werkgroep op te richten om na te gaan hoe zonder externe inhuur van krachten voldoende vrijwilligers gevonden kunnen worden. De werkgroep zou haar bevindingen dan in de voorjaarsvergadering van 2012 kunnen presenteren.
Freek Weggeman dankt Jan de Vos voor zijn betrokkenheid. Hij wijst erop dat het voornemen van het bestuur niet uitsluitend gebaseerd is op de enquête. Hij vraagt zich af of het instellen van een werkgroep niet alleen het vooruitschuiven van het probleem betekent. Het bestuur is van mening dat bij instelling van zo’n werkgroep één lid zitting dient te nemen in het hoofdbestuur, met als portefeuille het vrijwilligersbeleid en dat twee leden uit deze werkgroep zitting dienen te nemen in de vrijwilligerscommissie. Bovendien dient de werkgroep zich te committeren om ten minste 150 nieuwe vrijwilligers voort te brengen. Freek Weggeman zal dan zijn portefeuille ‘vrijwilligerswerk’ neerleggen.
Jan de Vos stelt vraagtekens bij de noodzaak een bestuurslid ‘vrijwilligerszaken’ aan het hoofdbestuur toe te voegen. Hij vraagt zich verder af of er wel 150 nieuwe vrijwilligers nodig zijn. In de ALV van 29 november 2010 werd nog gesproken over 50 nieuwe vrijwilligers.
Conny Lie-a-lien twijfelt aan het voorstel om via de trainers vrijwilligers te werven. Voorafgaand aan een activiteit worden er altijd mailtjes naar de trainers gestuurd met de vraag of iedere groep twee vrijwilligers kan leveren. Dit heeft onvoldoende resultaat.
Wim Beindorff stelt dat veel leden moeite hebben met dit plan en dat het wellicht nu niet het moment is dit plan in stemming te brengen.
Na schorsing van de vergadering stelt het bestuur voor dat onder verantwoordelijkheid van Freek Weggeman een commissie aan het werk gaat, die zich beraadt op een juiste methode om meer vrijwilligers te werven en daarmee ook direct aan het werk gaat. Zij krijgt als doelstelling mee om bij de ALV van maart 2012 ten minste 50 nieuwe vrijwilligers aan het vrijwilligersbestand te hebben toegevoegd. Mocht dit resultaat niet zijn gehaald, dan zal het vrijwilligersplan, zoals het bestuur dit in deze vergadering heeft voorgesteld, opnieuw in stemming worden gebracht.
De ledenvergadering gaat hiermee akkoord.
Definitieve begroting 2012
Het begrotingsvoorstel betrof alleen de wijziging als gevolg van invoering van het vrijwilligersplan. Het voorstel wordt derhalve ingetrokken. De in de ALV van 28 november 2011 goedgekeurde begroting blijft van kracht.
De vergadering wordt gesloten. Het bestuur dankt de aanwezigen voor hun komst.
Notulen najaarsvergadering 28 november 2011
Opening
Voorzitter Gersji Rodigues Pereira opent de vergadering en heet de leden van harte welkom op de najaarsvergadering.
Mededelingen en ingekomen post
Aanwezigen
Er zijn 45 personen ter vergadering aanwezig.
Afmeldingen
Met kennisgeving afwezig zijn: Han Ruigrok, Conny Lie-a-lien, Marius Veenker, Marjan Bovill, Ron van der Steenhoven, Hans Slager, Victor de Moura Correia, Elly van Hemert, Peter Veldhorst en Marien Muller
Ingekomen stukken
Er zijn diverse stukken ingekomen. Han Ruigrok vraagt aandacht voor:
- Blessurepreventie: de medische commissie zal bij de themadagen de trainers instrueren hoe blessures te voorkomen. Dit wordt een telkens terugkerend onderwerp van aandacht.
- Foutief parkeren: de leden worden verzocht alleen op de daarvoor bestemde plaatsen te parkeren. Dit met name in verband met de veiligheid, aangezien zowel de vluchtroute als toegang voor hulpverleners regelmatig ernstig belemmert wordt. Daarnaast wordt de leden verzocht de invalidenparkeerplaatsen te respecteren.
De overige ingekomen stukken worden behandeld bij de agendapunten die zij betreffen.
Notulen voorjaarsvergadering 28 maart 2011
De notulen van de voorjaarsvergadering worden vastgesteld.
Mutaties leden hoofdbestuur
Rob Koster wordt door het hoofdbestuur voorgedragen als lid van het hoofdbestuur. Rob is ruim tien jaar lid van PAC. Hij loopt zelf op de weg. Twee van zijn kinderen zijn actief bij PAC. Rob is lid van het sectiebestuur Baan- en jeugdatletiek en is voorzitter van de WOC. In het bestuur zal Rob de positie als vertegenwoordiger van de sectie Baan- en jeugdatletiek innemen. Rob wordt met algemene stemmen door de ledenvergadering gekozen.
Voorstel statutenwijziging
De wet stelt als voorwaarde dat alle verplichtingen die aan de leden worden opgelegd, in de verenigingsstatuten zijn opgenomen, of dat de statuten bepalen op welke wijze deze verplichtingen kunnen worden opgelegd. In onze statuten is alleen de verplichting van het lid tot betaling van contributie vastgelegd. Nu het bestuur een vrijwilligersplan wil invoeren die de leden verplicht tot het verrichten van vrijwilligerswerk, dienen de statuten te worden gewijzigd. Het bestuur stelt voor de volgende regel aan de statuten toe te voegen: ‘De vereniging kan door een besluit van het bestuur, van de algemene vergadering of van een ander orgaan, verplichtingen, al dan niet van financiële aard, aan de leden opleggen.’ Hierbij merkt zij op dat de ledenvergadering altijd het hoogste orgaan binnen de vereniging is. Het bestuur is te allen tijde aan haar verantwoording verschuldigd en kan dus altijd teruggefloten worden indien de ledenvergadering dit nodig acht.
In de diverse ingekomen stukken wordt geadviseerd om de invoering van het vrijwilligersplan via het huishoudelijk reglement te laten verlopen. Dit is, gezien recente jurisprudentie, niet mogelijk gebleken. De ledenvergadering voelt zich enigszins overvallen. De reden voor de statutenwijziging is in de vergadering uitgelegd, echter de toelichting in de uitnodiging is erg summier. Daarnaast stelt zij vraagtekens bij de noodzaak tot het verlenen van genoemde bevoegdheden aan het bestuur en ‘een ander orgaan’. Bovendien is de aanleiding van de statutenwijziging, het vrijwilligersbeleid, nog niet door de vergadering vastgesteld. Zodra vastgesteld zou deze verplichting expliciet in de statuten kunnen worden opgenomen.
Op verzoek van de ledenvergadering heeft het bestuur het vrijwilligersbeleid nader uitgewerkt. Zij is tot de conclusie gekomen dat invoering van het vrijwilligerplan alleen mogelijk is als de statuten worden gewijzigd. Om te voorkomen dat bij iedere beleidsbeslissing de statuten moeten worden aangepast, heeft het bestuur ervoor gekozen zich bij de statutenwijziging niet expliciet op het vrijwilligersbeleid te richten, maar een algemene formulering te hanteren.
Na schorsing van de vergadering en de uitreiking van de bekers gaat de ledenvergadering akkoord met de volgende formulering: ‘De vereniging kan door een besluit van de algemene vergadering verplichtingen, al dan niet van financiële aard, aan de leden opleggen.’ Om vertraging in de besluitvorming te voorkomen zal het bestuur, indien nodig, tussentijds een ledenvergadering bijeenroepen. De stemming over een statutenwijziging vereist aanwezigheid van 1/10e deel van de leden. Aangezien er voor stemming onvoldoende leden aanwezig zijn, zal op 14 december 2011 een ledenvergadering worden belegd, waarin over de statutenwijziging, zoals nu voorgesteld, zal worden gestemd.
Uitreiking wisselbekers
De Baggermanbeker wordt dit jaar uitgereikt aan Peter Veldhorst. Hij heeft zich jarenlang ingezet als trainerscoördinator van de sectie Weg en recreatie en is betrokken geweest bij het traject dat tot de leidraad ‘Goed PAC trainerschap’ heeft geleid. Nu door de invoering van de leidraad de functie van trainerscoördinator is opgeheven, wil PAC Peter bedanken voor zijn inzet. Peter kon helaas niet aanwezig zijn en zal op een later tijdstip de beker, bloemen en cadeaubon in ontvangst nemen.
De Ignisous Gaisahbeker wordt dit jaar uitgereikt aan Sybren Blok. Hoewel nog te jong om aan officiële nationale kampioenschappen mee te doen, is de lijst van prestaties die hij het afgelopen jaar heeft geleverd indrukwekkend. Zo sleepte de meerkamper veel eremetaal in de wacht op de nationale kampioenschappen voor C-junioren. Daarnaast sleepte hij menig clubrecord binnen, prijkt hij hoog op de nationale ranglijsten van 2011 en staat hij nu zelfs vierde op de nationale ranglijst allertijden voor de 100m horde.
Het bestuur draag Hans van der Steenhoven voor als erelid van PAC. Hij is een van de grondleggers van de huidige jeugdatletiek bij PAC en van de toenmalige jeugdcommissie. Hans en is tweemaal voorzitter van PAC geweest, vertegenwoordigde PAC in, en was voorzitter van, de afdeling Rotterdam (voorloper Regio Rijnmond) en was lid van de Unieraad van de Atletiekunie. Daarnaast was hij een vooraanstaand jurylid, waaronder scheidsrechter/wedstrijdleider op nationaal niveau en starter. Jarenlang was Hans wedstrijdleider van de Rotterdam Marathon en droeg hij ook daar de naam van PAC uit. Ook nu nog draagt Hans PAC een warm hart toe en bezoekt hij regelmatig de jaarvergadering. De vergadering stemt met applaus toe.
Het bestuur draagt Han Ruigrok voor als lid van verdienste van PAC. Hij vierde in juli zijn 40-jarig jubileum als trainer van PAC. Daarnaast is hij 20 jaar voorzitter geweest van de medische commissie. Tijdens het feest zette het bestuur hem al in het zonnetje en zij vraagt de ledenvergadering nu formeel om met de voordracht in te stemmen. De vergadering stemt met applaus toe.
Mevrouw van Loo is 40 jaar lid van PAC. Zij ontvangt een bloemetje.
Voortgang beleidsplan
Leidraad Goed PAC Trainerschap
Dit voorjaar werd een werkgroep opgericht, bestaande uit ervaren PAC-trainers van zowel de sectie baan/jeugd als de sectie weg/recreatie. Zij hadden als doel de term ‘Goed PAC trainerschap’ nader in te vullen, meetbaar, en tevens bespreekbaar, te maken, om zo de kwaliteit van onze vereniging te verbeteren. Dit heeft geleid tot een concept leidraad Goed PAC Trainerschap. In een trainersoverleg dit voorjaar, waar ongeveer zestig trainers aanwezig waren, werd in gemengde groepen (trainers van baan-, jeugd-, weg- en recreatiegroepen door elkaar) over het concept gediscussieerd. De uitkomst hiervan is nader uitgewerkt het heeft geleid tot een definitieve leidraad Goed PAC Trainerschap. Er zijn trainersgroepen van ongeveer acht trainers met dezelfde doelgroep gevormd, die regelmatig overleggen. Iedere groep kiest uit haar midden jaarlijks een nieuwe voorzitter. Hiermee is de functie van trainerscoördinator komen te vervallen. De voorzitter neemt tevens deel aan een periodiek voorzittersoverleg onder voorzitterschap van de portefeuille houder van het HB. Daarnaast is een aparte groep van ervaren trainers gevormd, de trainersraad. In de ledenvergadering van maart 2012 zullen de ervaringen tot dat moment worden besproken.
Atletiekvisie
Rotterdam is een slecht bewegende stad. Met name op Zuid zijn er weinig mensen die sporten. De gemeente wil dit verbeteren. De drie atletiekverenigingen in Rotterdam, Rotterdam Atletiek, Trackstars en PAC, spelen hier op in en hebben een atletiekvisie geformuleerd. In samenspraak met de gemeente, Sport en Recreatie, Rotterdam Sportsupport en de Atletiekunie wordt gezocht naar mogelijkheden om meer diversiteit in de loopsport aan te bieden (bijvoorbeeld Nordic walking), meer leden te werven, de accommodaties beter te benutten (wijziging van de bestemming schoolsportaccommodatie) en betere accommodaties te realiseren (achtlaans rondbaan, wellicht op Zuid).
Gebleken is dat er behoefte bestaat om de verenigingen uit één mond te laten spreken. In de ledenvergadering van maart zal aan de leden worden gevraagd hun goedkeuring te geven aan de vorming van een overkoepelende vereniging, die deze taak op zich zal nemen. Het zal een vereniging worden die zich met name zal bezig houden met beleid en externe betrekkingen. De ledenvergadering wordt hierin, samen met de ledenvergadering van de andere twee verenigingen, het hoogste orgaan.
Inmiddels hebben de gemeente en de Atletiekunie hun steun betuigd aan de ontwikkeling van talentcentra in Rotterdam. Hierbij zullen ook de trainers van de verenigingen worden betrokken. Daarnaast wordt er gesproken over een indoor sprintfaciliteit.
Topsport
De ploeg van de jongens junioren A zijn in 2010 Nederlands kampioen geworden. Zij mochten daarom deelnemen aan de ECCC, de European Champion Clubs Cup Tracks & Field, in Tuzla. Hier streden zeven ploegen uit Europa om de titel. Hoewel als ploeg niet hoog geëindigd, werden er veel individuele successen geboekt. Meer indruk nog maakte Tuzla zelf, waar de herinneringen aan de oorlog nog duidelijk zichtbaar zijn. Al met al een geweldige ervaring.
Vrijwilligersbeleid
In een videoboodschap stelt Walther van der Vos zich aan de ledenvergadering voor als vrijwilligerscoördinator. Hij zal de komende periode aan de slag gaan met het actualiseren van het vrijwilligersbestand. Hierin wordt geregistreerd welke vrijwilligersactiviteiten er zijn, welke posten al zijn vervuld en wie we nog nodig hebben. Tevens wordt een meer vertakte vrijwilligersorganisatie opgezet. Nu zijn er weinig mensen die veel doen. Het is de bedoeling dit te verbreden, zodat ook meer mensen zich betrokken voelen. Per evenement zal een coördinator wordt aangesteld, die de vrijwilligers aanstuurt.
Indien de ledenvergadering op 14 december 2011 instemt met de statutenwijziging, zal het bestuur de ledenvergadering vragen tevens in te stemmen met het nieuwe vrijwilligersbeleid. Hierin worden de leden verplicht om jaarlijks twee dagdelen vrijwilligerswerk voor de vereniging te verrichten. Dit kan worden afgekocht door betaling van € 50 per jaar. Voor jeugdleden (onder de 16 jaar) geldt dat hun verenigingswerk door de wettelijk vertegenwoordiger wordt gedaan. De bedoeling is dat deze regeling per 1 januari 2012 wordt ingevoerd. Het tekort aan vrijwilligers zal worden aangevuld met krachten die uit de opbrengst van deze regeling worden betaald.
De vergadering is van mening dat € 50 een te hoog bedrag is. Bovendien kunnen de wettelijk vertegenwoordigers worden overbelast indien er meerdere kinderen lid zijn. Ook het deels inzetten van betaalde krachten zou tot onrust bij vrijwilligers kunnen leiden. Tevens wordt gevraagd het geheel te onderbouwen met een financieel plaatje. Het bestuur neemt opmerkingen in overweging. In de vergadering van 14 december 2011 zal hier nader over worden gesproken.
Financiën
Contributiedifferentiatie
Het bestuur doet een voorstel tot een contributieverhoging voor de leden van de sectie Baan en jeugdatletiek. In deze sectie ligt de ambitie hoog, er worden goede prestaties geleverd, de leden blijven langer lid en dit succes willen we graag voortzetten en uitbreiden. Er is onder meer geld nodig voor de aanschaf van materialen (trainingsmateriaal, maar ook investeringen zoals gedaan in de polsstokmat), het aantrekken en opleiden van deskundige trainers, de financiering van het topsportplan en om gevolg te kunnen geven aan de successen die geboekt worden (bijvoorbeeld Tuzla).
Vragen/opmerkingen naar aanleiding van de begroting
- De posten Afdracht Atletiekunie en Afschrijving contributies worden direct in mindering van de contributie gebracht. PAC heeft de verschillende posten meer gecategoriseerd. Omdat het contributiegerelateerde bedragen betreft, zijn ze direct ten laste van de contributie gebracht en worden zij niet bij de lasten opgenomen.
- De post vrijwilligersvergoeding zal worden opgesplitst naar vrijwilligersvergoedingen en trainersvergoedingen.
- Bij de allocatie algemene kosten is bij de bedragen van de secties het minteken weggevallen. Dit zal worden gecorrigeerd.
- De liquiditeit van de vereniging blijkt uit de jaarrekening. We verwachten over 2011 een positief resultaat van ongeveer € 10.000.
- De contributie van de pupillen stijgt relatief meer dan die van de junioren, omdat hun tarief ver achterliep. De pupillen krijgen veel aandacht en trainen twee keer per week. Als we vergelijken met andere sporten is de voorgestelde verhoging een reële stijging.
- In de begroting zijn reiskosten opgenomen voor de sectie baan- en jeugdatletiek. Nu de competitieploegen veel succes boeken moeten zij regelmatig voor hun wedstrijden ver reizen. Er kan dan een bus gehuurd worden.
De vergadering gaat met twee tegenstemmen akkoord met de begroting.
Mutaties financiële commissie
Door toetreding tot het bestuur treedt Rob Koster af als lid van de financiële commissie. Mieke Louwman wordt gekozen tot lid van de financiële commissie.
Rondvraag
- Op dinsdag 3 januari 2011 zal vanaf 20.45 uur de nieuwjaarsreceptie worden gehouden.
- De Bruggenloop valt samen met de brunch voor de barvrijwilligers. De organisatie heeft naar alternatieven gezocht, deze echter niet gevonden en hoopt dat toch veel vrijwilligers aanwezig zullen zijn.
- Er zijn leden die al langer in weggroepen lopen, maar steeds meer recreatief gaan trainen. Zij willen graag minder contributie gaan betalen, maar willen wel in hun groep blijven trainen en niet de overstap naar de recreatiegroepen maken. Het bestuur zal dit oppakken en dit in de voorjaarsvergadering bespreken.
- De Dickie Klooscross trok weinig belangstellenden. Er zou meer publiciteit aan de PAC-activiteiten kunnen worden gegeven.
De vergadering wordt gesloten. Het bestuur dankt de aanwezigen voor hun komst en ziet hen graag op 14 december terug.
Tussentijdse rapportage hoofdbestuur
PAC Goed Trainerschap
‘Goed PAC Trainerschap’, zo heet de leidraad vóór trainers en opgesteld dóór trainers van PAC. Onze vereniging heeft als een van de eersten in Nederland en misschien wel DE eerste, een leidraad opgesteld voor de kwaliteit van onze trainers en de trainingen. In deze tijd waar we openheid en inzicht zo belangrijk vinden is het niet meer dan logisch dat je als (toekomstig) sporter bij onze vereniging weet waar je op mag rekenen. Trainers die samen een groep vormen, in hun manier van training geven herkenbaar zijn als trainer van PAC en ook van elkaar leren. En dan hebben we het over dingen als trainen volgens de laatste inzichten, naar de ambitie van de sporter, kennis van eerste-hulp-bij- ongelukken tijdens het sporten, goede hersteltrainingen en een gezond evenwicht van prestatie humor en plezier.
Een belangrijke rol in deze nieuwe opzet is weggelegd voor de een groep zéér ervaren ‘rotten’ in het trainers vak, de Trainers Raad. Zij gaan een belangrijke rol spelen bij scouting van jong trainerstalent, kwaliteitsbewaking en clinics.
Dat wij goeie trainers hebben, daar hebben we nooit aan getwijfeld. Dat de laatste tijd de prestaties van onze atleten duidelijk in de lift zitten is daar het bewijs van. Maar deze prestaties komen er niet zonder dat er ook oog is voor talent en aandacht voor de persoon en zijn of haar leven buiten de sport. ………….die trainers maken PAC bijzonder!
Onkostenvergoedingen trainers
De trainers in onze vereniging ontvangen op grond van de Regeling vergoedingssysteem trainers (hoofdstuk 2 in het PAC handboek) een vergoeding voor de trainingen die zij geven. De hoogte van deze vergoeding per training varieert afhankelijk van het opleidings- en ervaringsniveau van de trainer. Al enige tijd zijn wij als hoofdbestuur bezig om het vergoedingssysteem van PAC in overeenstemming te brengen met de eisen die de fiscus stelt in het kader van de Vrijwilligersregeling. Trainers zijn in onze vereniging immers vrijwilligers en de vergoedingen die worden betaald zijn vrijwilligers(=onkosten)vergoedingen.
Eén van de eisen die de fiscus stelt is dat de vereniging bij het uitbetalen van de onkostenvergoedingen een keuze dient te maken tussen 2 methoden. De vereniging betaalt een vast bedrag (o.b.v. de wettelijke regeling) aan de vrijwilliger waarmee hij/zij zijn/haar onkosten kan betalen óf de vereniging betaalt o.b.v. declaraties van reële en daadwerkelijk gemaakte kosten. Met ons huidige vergoedingssysteem heeft PAC een keuze gemaakt voor de eerste optie. Een mengvorm van deze 2 methoden is niet toegestaan. In de praktijk is gebleken dat wij in sommige gevallen wel vergoedingen op basis van de wettelijke regeling en vergoedingen op basis van werkelijke kosten (naast elkaar) uitbetalen. De declaratie van telefoonkosten door trainers die een vergoeding per training ontvangen is hiervan een voorbeeld.
Het bestuur heeft daarom besloten per 1 juni 2011 de kosten van het gebruik van een mobiele telefoon door trainers in het kader van training of wedstrijdbegeleiding niet meer afzonderlijk te vergoeden. Trainers worden geacht deze kosten uit hun trainersvergoeding te betalen. De regeling voor vergoeding van telefoonkosten op grond van de artikelen 4.2 (bestuursleden) en 4.3 (kaderleden) van het handboek PAC blijft onverminderd van kracht.
Voor vragen of opmerkingen kunt u terecht bij Hans van Zwienen, penningmeester (penningmeesterpac@googlemail.com).
Notulen voorjaarsvergadering 28 maart 2011
Opening
Voorzitter Gersji Rodigues Pereira opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom op de voorjaarsvergadering. Zojuist bereikt ons het bericht dat Henk Bahnert in het ziekenhuis is opgenomen. De vergadering wenst hem heel veel sterkte.
Mededelingen en ingekomen post
Aanwezigen
Er zijn 44 personen ter vergadering aanwezig.
Afmeldingen
Met kennisgeving afwezig zijn: Nel van Vliet, Enno van Waardenberg, Aat Scheepbouwer en Ineke Scheepbouwer.
Jubilarissen
25 jaar
Camien Muller
Marien Muller
Leo Blom
Jan Velthoven
Mw. Verhoef
Gerard Giesen
Jos Kroon
Wim Beindorff
30 jaar
L.P. Heere
G.J. Bosman
Rob van Kempen
Hans vd Hoven
W. Booij
Anja Ruijter
G. Labots
35 jaar
Rien van Breda
Paula Houtzager
40 jaar
Mw. N. van Loo
50 Jaar
Han Ruigrok
55 jaar
Elly van Hemert
Han Ruigrok ontvangt een bloemetje, Elly van Hemert is helaas niet aanwezig om een bloemetje in ontvangst te nemen.
Ingekomen stukken
Er is een brief ontvangen van Alex Werff. Alex licht zijn brief toe. Alex is van mening dat de masters recreatiegroepen van Alex Werff en Gré Lagendijk ‘vergeten’ groepen zijn. Omdat zij doordeweeks overdag trainen kunnen ze niet of nauwelijks van de accommodatie gebruik maken. De groep heeft het gevoel dat er niets voor hen wordt gedaan.
Omdat de accommodatie aan het Langepad een schoolsportaccommodatie is, mag PAC alleen doordeweeks na 17.00 uur en in de weekenden van de accommodatie gebruik maken. Het bestuur heeft contact met de gemeente om de betreffende groepen toegang tot de accommodatie te verlenen. Dit heeft geresulteerd in een gedoogbeleid, dat na een incident even verstoord is geweest. Inmiddels is dit beleid hersteld.
Het bestuur erkend en herkend het probleem van de groepen en streeft er naar ruimer gebruik van de accommodatie te mogen maken, niet alleen voor de masters, maar ook ten behoeve van de jeugd. Dit vergt echter langdurige onderhandelingen met de gemeente. Ook in de atletiekvisie wordt aandacht aan de behoeftes van de masters besteed.
Daarnaast zijn de masters in de groep van Alex Werff van mening dat zij te veel contributie betalen voor wat zij hiervoor terugontvangen. Het bestuur zal hier in het kader van de plannen rond de contributiedifferentiatie aandacht aan besteden.
Notulen najaarsvergadering 29 november 2010
Opmerkingen
- Tijdens de voorlichtingsbijeenkomst voor nieuwe leden wordt aandacht besteed aan de historie van PAC. Als bron is onder meer het boek van Aad Heere ‘Van Spoorsingel tot Langepad’ geraadpleegd.
- Het is nog altijd niet toegestaan om op de paardenpaden te lopen. Met de gemeente wordt overlegd over de aanleg van een aparte trimbaan.
- Voor 2011 is de doelstelling dat de opbrengsten van de Ekiden, de kosten geheel zullen dekken.
- Er is nog geen nieuwe kandidaat voor de vacature van vertegenwoordiger van de sectie Baan/Jeugd voor het hoofdbestuur gevonden.
De notulen van de najaarsvergadering worden vastgesteld.
Jaarverslagen
Opmerkingen
- De Ekiden 2010 werd, met een bijdrage van € 50,00, tevens gesponsord door Wing Hung Tong.
- Zodra het concept voor de Atletiekvisie bekend is, kan deze door de leden bij het verenigingsbureau worden opgevraagd.
- De Raad van Advies, bestaande uit Hans Slager, Paula Houtzager en Wim van Hemert, is in 2010 niet actief geweest.
Financiën
Verslag financiële commissie
Op 21 maart 2011 heeft de kascommissie de administratie van PAC ingezien. Tijdens deze controle zijn geen onjuistheden geconstateerd. Ook zijn alle vragen van de commissie afdoende beantwoord.
De commissie beveelt echter vanuit controle-oogpunt aan om de leden- en contributieadministratie te integreren. Dit zou kunnen gebeuren door middel van de invoering van Sportlink voor de ledenadministratie, waarvoor momenteel een pilot van de Atletiekunie loopt.
De kantine-exploitatie is ondergebracht in de Stichting Klubhuis en maakt daarmee formeel geen deel uit van de kascontrole. Niettemin heeft de penningmeester toegezegd om de komende jaren meer inzicht te verkrijgen en te verschaffen in de kantineresultaten.
Gelet op de bevindingen tijdens de kascontrole, stelt de commissie de vergadering voor om het bestuur decharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid.
Verkiezing financiële commissie
Erik Groenestein en Rob Koster treden af. Rob Koster worden met algemene stemmen herkozen. Nieuw |
