| Home » Over PAC » Bestuursmededelingen |
Bestuursmededelingen |
Conceptnotulen najaarsvergadering 28 november 2011OpeningVoorzitter Gersji Rodigues Pereira opent de vergadering en heet de leden van harte welkom op de najaarsvergadering. Mededelingen en ingekomen postAanwezigenEr zijn 45 personen ter vergadering aanwezig. AfmeldingenMet kennisgeving afwezig zijn: Han Ruigrok, Conny Lie-a-lien, Marius Veenker, Marjan Bovill, Ron van der Steenhoven, Hans Slager, Victor de Moura Correia, Elly van Hemert, Peter Veldhorst en Marien Muller Ingekomen stukkenEr zijn diverse stukken ingekomen. Han Ruigrok vraagt aandacht voor:
De overige ingekomen stukken worden behandeld bij de agendapunten die zij betreffen. Notulen voorjaarsvergadering 28 maart 2011De notulen van de voorjaarsvergadering worden vastgesteld. Mutaties leden hoofdbestuurRob Koster wordt door het hoofdbestuur voorgedragen als lid van het hoofdbestuur. Rob is ruim tien jaar lid van PAC. Hij loopt zelf op de weg. Twee van zijn kinderen zijn actief bij PAC. Rob is lid van het sectiebestuur Baan- en jeugdatletiek en is voorzitter van de WOC. In het bestuur zal Rob de positie als vertegenwoordiger van de sectie Baan- en jeugdatletiek innemen. Rob wordt met algemene stemmen door de ledenvergadering gekozen. Voorstel statutenwijzigingDe wet stelt als voorwaarde dat alle verplichtingen die aan de leden worden opgelegd, in de verenigingsstatuten zijn opgenomen, of dat de statuten bepalen op welke wijze deze verplichtingen kunnen worden opgelegd. In onze statuten is alleen de verplichting van het lid tot betaling van contributie vastgelegd. Nu het bestuur een vrijwilligersplan wil invoeren die de leden verplicht tot het verrichten van vrijwilligerswerk, dienen de statuten te worden gewijzigd. Het bestuur stelt voor de volgende regel aan de statuten toe te voegen: ‘De vereniging kan door een besluit van het bestuur, van de algemene vergadering of van een ander orgaan, verplichtingen, al dan niet van financiële aard, aan de leden opleggen.’ Hierbij merkt zij op dat de ledenvergadering altijd het hoogste orgaan binnen de vereniging is. Het bestuur is te allen tijde aan haar verantwoording verschuldigd en kan dus altijd teruggefloten worden indien de ledenvergadering dit nodig acht. In de diverse ingekomen stukken wordt geadviseerd om de invoering van het vrijwilligersplan via het huishoudelijk reglement te laten verlopen. Dit is, gezien recente jurisprudentie, niet mogelijk gebleken. De ledenvergadering voelt zich enigszins overvallen. De reden voor de statutenwijziging is in de vergadering uitgelegd, echter de toelichting in de uitnodiging is erg summier. Daarnaast stelt zij vraagtekens bij de noodzaak tot het verlenen van genoemde bevoegdheden aan het bestuur en ‘een ander orgaan’. Bovendien is de aanleiding van de statutenwijziging, het vrijwilligersbeleid, nog niet door de vergadering vastgesteld. Zodra vastgesteld zou deze verplichting expliciet in de statuten kunnen worden opgenomen. Op verzoek van de ledenvergadering heeft het bestuur het vrijwilligersbeleid nader uitgewerkt. Zij is tot de conclusie gekomen dat invoering van het vrijwilligerplan alleen mogelijk is als de statuten worden gewijzigd. Om te voorkomen dat bij iedere beleidsbeslissing de statuten moeten worden aangepast, heeft het bestuur ervoor gekozen zich bij de statutenwijziging niet expliciet op het vrijwilligersbeleid te richten, maar een algemene formulering te hanteren. Na schorsing van de vergadering en de uitreiking van de bekers gaat de ledenvergadering akkoord met de volgende formulering: ‘De vereniging kan door een besluit van de algemene vergadering verplichtingen, al dan niet van financiële aard, aan de leden opleggen.’ Om vertraging in de besluitvorming te voorkomen zal het bestuur, indien nodig, tussentijds een ledenvergadering bijeenroepen. De stemming over een statutenwijziging vereist aanwezigheid van 1/10e deel van de leden. Aangezien er voor stemming onvoldoende leden aanwezig zijn, zal op 14 december 2011 een ledenvergadering worden belegd, waarin over de statutenwijziging, zoals nu voorgesteld, zal worden gestemd. Uitreiking wisselbekersDe Baggermanbeker wordt dit jaar uitgereikt aan Peter Veldhorst. Hij heeft zich jarenlang ingezet als trainerscoördinator van de sectie Weg en recreatie en is betrokken geweest bij het traject dat tot de leidraad ‘Goed PAC trainerschap’ heeft geleid. Nu door de invoering van de leidraad de functie van trainerscoördinator is opgeheven, wil PAC Peter bedanken voor zijn inzet. Peter kon helaas niet aanwezig zijn en zal op een later tijdstip de beker, bloemen en cadeaubon in ontvangst nemen. De Ignisous Gaisahbeker wordt dit jaar uitgereikt aan Sybren Blok. Hoewel nog te jong om aan officiële nationale kampioenschappen mee te doen, is de lijst van prestaties die hij het afgelopen jaar heeft geleverd indrukwekkend. Zo sleepte de meerkamper veel eremetaal in de wacht op de nationale kampioenschappen voor C-junioren. Daarnaast sleepte hij menig clubrecord binnen, prijkt hij hoog op de nationale ranglijsten van 2011 en staat hij nu zelfs vierde op de nationale ranglijst allertijden voor de 100m horde. Het bestuur draag Hans van der Steenhoven voor als erelid van PAC. Hij is een van de grondleggers van de huidige jeugdatletiek bij PAC en van de toenmalige jeugdcommissie. Hans en is tweemaal voorzitter van PAC geweest, vertegenwoordigde PAC in, en was voorzitter van, de afdeling Rotterdam (voorloper Regio Rijnmond) en was lid van de Unieraad van de Atletiekunie. Daarnaast was hij een vooraanstaand jurylid, waaronder scheidsrechter/wedstrijdleider op nationaal niveau en starter. Jarenlang was Hans wedstrijdleider van de Rotterdam Marathon en droeg hij ook daar de naam van PAC uit. Ook nu nog draagt Hans PAC een warm hart toe en bezoekt hij regelmatig de jaarvergadering. De vergadering stemt met applaus toe. Het bestuur draagt Han Ruigrok voor als lid van verdienste van PAC. Hij vierde in juli zijn 40-jarig jubileum als trainer van PAC. Daarnaast is hij 20 jaar voorzitter geweest van de medische commissie. Tijdens het feest zette het bestuur hem al in het zonnetje en zij vraagt de ledenvergadering nu formeel om met de voordracht in te stemmen. De vergadering stemt met applaus toe. Mevrouw van Loo is 40 jaar lid van PAC. Zij ontvangt een bloemetje. Voortgang beleidsplanLeidraad Goed PAC TrainerschapDit voorjaar werd een werkgroep opgericht, bestaande uit ervaren PAC-trainers van zowel de sectie baan/jeugd als de sectie weg/recreatie. Zij hadden als doel de term ‘Goed PAC trainerschap’ nader in te vullen, meetbaar, en tevens bespreekbaar, te maken, om zo de kwaliteit van onze vereniging te verbeteren. Dit heeft geleid tot een concept leidraad Goed PAC Trainerschap. In een trainersoverleg dit voorjaar, waar ongeveer zestig trainers aanwezig waren, werd in gemengde groepen (trainers van baan-, jeugd-, weg- en recreatiegroepen door elkaar) over het concept gediscussieerd. De uitkomst hiervan is nader uitgewerkt het heeft geleid tot een definitieve leidraad Goed PAC Trainerschap. Er zijn trainersgroepen van ongeveer acht trainers met dezelfde doelgroep gevormd, die regelmatig overleggen. Iedere groep kiest uit haar midden jaarlijks een nieuwe voorzitter. Hiermee is de functie van trainerscoördinator komen te vervallen. De voorzitter neemt tevens deel aan een periodiek voorzittersoverleg onder voorzitterschap van de portefeuille houder van het HB. Daarnaast is een aparte groep van ervaren trainers gevormd, de trainersraad. In de ledenvergadering van maart 2012 zullen de ervaringen tot dat moment worden besproken. AtletiekvisieRotterdam is een slecht bewegende stad. Met name op Zuid zijn er weinig mensen die sporten. De gemeente wil dit verbeteren. De drie atletiekverenigingen in Rotterdam, Rotterdam Atletiek, Trackstars en PAC, spelen hier op in en hebben een atletiekvisie geformuleerd. In samenspraak met de gemeente, Sport en Recreatie, Rotterdam Sportsupport en de Atletiekunie wordt gezocht naar mogelijkheden om meer diversiteit in de loopsport aan te bieden (bijvoorbeeld Nordic walking), meer leden te werven, de accommodaties beter te benutten (wijziging van de bestemming schoolsportaccommodatie) en betere accommodaties te realiseren (achtlaans rondbaan, wellicht op Zuid). TopsportDe ploeg van de jongens junioren A zijn in 2010 Nederlands kampioen geworden. Zij mochten daarom deelnemen aan de ECCC, de European Champion Clubs Cup Tracks & Field, in Tuzla. Hier streden zeven ploegen uit Europa om de titel. Hoewel als ploeg niet hoog geëindigd, werden er veel individuele successen geboekt. Meer indruk nog maakte Tuzla zelf, waar de herinneringen aan de oorlog nog duidelijk zichtbaar zijn. Al met al een geweldige ervaring. VrijwilligersbeleidIn een videoboodschap stelt Walther van der Vos zich aan de ledenvergadering voor als vrijwilligerscoördinator. Hij zal de komende periode aan de slag gaan met het actualiseren van het vrijwilligersbestand. Hierin wordt geregistreerd welke vrijwilligersactiviteiten er zijn, welke posten al zijn vervuld en wie we nog nodig hebben. Tevens wordt een meer vertakte vrijwilligersorganisatie opgezet. Nu zijn er weinig mensen die veel doen. Het is de bedoeling dit te verbreden, zodat ook meer mensen zich betrokken voelen. Per evenement zal een coördinator wordt aangesteld, die de vrijwilligers aanstuurt. Indien de ledenvergadering op 14 december 2011 instemt met de statutenwijziging, zal het bestuur de ledenvergadering vragen tevens in te stemmen met het nieuwe vrijwilligersbeleid. Hierin worden de leden verplicht om jaarlijks twee dagdelen vrijwilligerswerk voor de vereniging te verrichten. Dit kan worden afgekocht door betaling van € 50 per jaar. Voor jeugdleden (onder de 16 jaar) geldt dat hun verenigingswerk door de wettelijk vertegenwoordiger wordt gedaan. De bedoeling is dat deze regeling per 1 januari 2012 wordt ingevoerd. Het tekort aan vrijwilligers zal worden aangevuld met krachten die uit de opbrengst van deze regeling worden betaald. De vergadering is van mening dat € 50 een te hoog bedrag is. Bovendien kunnen de wettelijk vertegenwoordigers worden overbelast indien er meerdere kinderen lid zijn. Ook het deels inzetten van betaalde krachten zou tot onrust bij vrijwilligers kunnen leiden. Tevens wordt gevraagd het geheel te onderbouwen met een financieel plaatje. Het bestuur neemt opmerkingen in overweging. In de vergadering van 14 december 2011 zal hier nader over worden gesproken. FinanciënContributiedifferentiatieHet bestuur doet een voorstel tot een contributieverhoging voor de leden van de sectie Baan en jeugdatletiek. In deze sectie ligt de ambitie hoog, er worden goede prestaties geleverd, de leden blijven langer lid en dit succes willen we graag voortzetten en uitbreiden. Er is onder meer geld nodig voor de aanschaf van materialen (trainingsmateriaal, maar ook investeringen zoals gedaan in de polsstokmat), het aantrekken en opleiden van deskundige trainers, de financiering van het topsportplan en om gevolg te kunnen geven aan de successen die geboekt worden (bijvoorbeeld Tuzla). Vragen/opmerkingen naar aanleiding van de begroting
De vergadering gaat met twee tegenstemmen akkoord met de begroting. Mutaties financiële commissieDoor toetreding tot het bestuur treedt Rob Koster af als lid van de financiële commissie. Mieke Louwman wordt gekozen tot lid van de financiële commissie. Rondvraag
De vergadering wordt gesloten. Het bestuur dankt de aanwezigen voor hun komst en ziet hen graag op 14 december terug.
Tussentijdse rapportage hoofdbestuurPAC Goed Trainerschap‘Goed PAC Trainerschap’, zo heet de leidraad vóór trainers en opgesteld dóór trainers van PAC. Onze vereniging heeft als een van de eersten in Nederland en misschien wel DE eerste, een leidraad opgesteld voor de kwaliteit van onze trainers en de trainingen. In deze tijd waar we openheid en inzicht zo belangrijk vinden is het niet meer dan logisch dat je als (toekomstig) sporter bij onze vereniging weet waar je op mag rekenen. Trainers die samen een groep vormen, in hun manier van training geven herkenbaar zijn als trainer van PAC en ook van elkaar leren. En dan hebben we het over dingen als trainen volgens de laatste inzichten, naar de ambitie van de sporter, kennis van eerste-hulp-bij- ongelukken tijdens het sporten, goede hersteltrainingen en een gezond evenwicht van prestatie humor en plezier. Een belangrijke rol in deze nieuwe opzet is weggelegd voor de een groep zéér ervaren ‘rotten’ in het trainers vak, de Trainers Raad. Zij gaan een belangrijke rol spelen bij scouting van jong trainerstalent, kwaliteitsbewaking en clinics. Dat wij goeie trainers hebben, daar hebben we nooit aan getwijfeld. Dat de laatste tijd de prestaties van onze atleten duidelijk in de lift zitten is daar het bewijs van. Maar deze prestaties komen er niet zonder dat er ook oog is voor talent en aandacht voor de persoon en zijn of haar leven buiten de sport. ………….die trainers maken PAC bijzonder! Onkostenvergoedingen trainersDe trainers in onze vereniging ontvangen op grond van de Regeling vergoedingssysteem trainers (hoofdstuk 2 in het PAC handboek) een vergoeding voor de trainingen die zij geven. De hoogte van deze vergoeding per training varieert afhankelijk van het opleidings- en ervaringsniveau van de trainer. Al enige tijd zijn wij als hoofdbestuur bezig om het vergoedingssysteem van PAC in overeenstemming te brengen met de eisen die de fiscus stelt in het kader van de Vrijwilligersregeling. Trainers zijn in onze vereniging immers vrijwilligers en de vergoedingen die worden betaald zijn vrijwilligers(=onkosten)vergoedingen. Eén van de eisen die de fiscus stelt is dat de vereniging bij het uitbetalen van de onkostenvergoedingen een keuze dient te maken tussen 2 methoden. De vereniging betaalt een vast bedrag (o.b.v. de wettelijke regeling) aan de vrijwilliger waarmee hij/zij zijn/haar onkosten kan betalen óf de vereniging betaalt o.b.v. declaraties van reële en daadwerkelijk gemaakte kosten. Met ons huidige vergoedingssysteem heeft PAC een keuze gemaakt voor de eerste optie. Een mengvorm van deze 2 methoden is niet toegestaan. In de praktijk is gebleken dat wij in sommige gevallen wel vergoedingen op basis van de wettelijke regeling en vergoedingen op basis van werkelijke kosten (naast elkaar) uitbetalen. De declaratie van telefoonkosten door trainers die een vergoeding per training ontvangen is hiervan een voorbeeld. Het bestuur heeft daarom besloten per 1 juni 2011 de kosten van het gebruik van een mobiele telefoon door trainers in het kader van training of wedstrijdbegeleiding niet meer afzonderlijk te vergoeden. Trainers worden geacht deze kosten uit hun trainersvergoeding te betalen. De regeling voor vergoeding van telefoonkosten op grond van de artikelen 4.2 (bestuursleden) en 4.3 (kaderleden) van het handboek PAC blijft onverminderd van kracht. Voor vragen of opmerkingen kunt u terecht bij Hans van Zwienen, penningmeester (penningmeesterpac@googlemail.com).
Notulen voorjaarsvergadering 28 maart 2011OpeningVoorzitter Gersji Rodigues Pereira opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom op de voorjaarsvergadering. Zojuist bereikt ons het bericht dat Henk Bahnert in het ziekenhuis is opgenomen. De vergadering wenst hem heel veel sterkte. Mededelingen en ingekomen postAanwezigenEr zijn 44 personen ter vergadering aanwezig. AfmeldingenMet kennisgeving afwezig zijn: Nel van Vliet, Enno van Waardenberg, Aat Scheepbouwer en Ineke Scheepbouwer. Jubilarissen25 jaarCamien Muller 30 jaarL.P. Heere 35 jaarRien van Breda 40 jaarMw. N. van Loo 50 JaarHan Ruigrok 55 jaarElly van Hemert Ingekomen stukkenEr is een brief ontvangen van Alex Werff. Alex licht zijn brief toe. Alex is van mening dat de masters recreatiegroepen van Alex Werff en Gré Lagendijk ‘vergeten’ groepen zijn. Omdat zij doordeweeks overdag trainen kunnen ze niet of nauwelijks van de accommodatie gebruik maken. De groep heeft het gevoel dat er niets voor hen wordt gedaan. Notulen najaarsvergadering 29 november 2010Opmerkingen
De notulen van de najaarsvergadering worden vastgesteld. JaarverslagenOpmerkingen
FinanciënVerslag financiële commissieOp 21 maart 2011 heeft de kascommissie de administratie van PAC ingezien. Tijdens deze controle zijn geen onjuistheden geconstateerd. Ook zijn alle vragen van de commissie afdoende beantwoord. Verkiezing financiële commissieErik Groenestein en Rob Koster treden af. Rob Koster worden met algemene stemmen herkozen. Nieuwe kandidaat voor de financiële commissie is Dick de Wee. Dick wordt met algemene stemmen gekozen. Vaststelling jaarrekening 2010
De vergadering keurt de jaarrekening goed en verleent het bestuur decharge voor het gevoerde financiële beleid. SportlinkPAC neemt deel aan de projectgroep van de Atletiekunie die onderzoekt of het administratieprogramma van Sportlink een bijdrage kan leveren aan de verbetering van de ledenadministratie. Tegelijkertijd wordt nagegaan of Sportlink ook bruikbaar is voor onze boekhouding en voor de vrijwilligersadministratie. In het najaar besluit de Atletiekunie of zij van de diensten van Sportlink gebruik gaan maken. ContributiedifferentiatieHet bestuur studeert op de mogelijkheden om de contributie verder te differentiëren. Aanleiding hiertoe is enerzijds de zoektocht naar een oplossing voor het tekort aan vrijwilligers en anderzijds de behoefte van de sectie baan/jeugd aan meer financiële middelen voor met name (vervanging van) materiaal en trainers om zo de door haar gestelde doelstellingen te kunnen realiseren. Het bestuur zal hiertoe in de najaarsvergadering een voorstel doen. Uitreiking BekersJacqueline Goormachtigh wisseltrofeeDe MJD-ploeg is in 2010 kampioen van Nederland geworden. Voor deze geweldige prestatie ontvangt de ploeg de Jacqueline Goormachtigh wisseltrofee. Voor ploegleider Erik Groenestein zijn er bloemen. De meisjes ontvangen een cadeaubon. Stans BrehmbokaalDe Stans Brehmbokaal is een aanmoedigingspijs voor AB-junioren. Stans vond het belangrijk om atleten vooral op deze leeftijd te stimuleren. Dit jaar wordt de bokaal uitgereikt aan de meerkamper Milo Koster. Hij is het afgelopen jaar uitgeblonken in zijn enthousiasme en zijn doorzettingsvermogen. Voortgang beleidsplanAlgemeenDe atletiekvisie begint zijn vorm te krijgen. De interviews met de belanghebbende partijen zijn inmiddels afgerond en over vier weken wordt de eerste plenaire bijeenkomst gehouden. Momenteel wordt een demografische beschrijving gemaakt. Er wordt nagegaan over welke voorzieningen we nu beschikken en waar in de toekomst behoefte aan is. Daarbij is het van belang de voorzieningen daar te brengen waar de (potentiële) gebruikers zich bevinden. Ook de behoeften van de masters worden hierin meegenomen. Aan dit alles wordt een financieel plaatje gehangen. Technische beleidDe werkgroep ‘Goed trainerschap PAC’ bereidt bijeenkomsten met trainers voor om haar bevindingen uit de bijeenkomsten van afgelopen jaar met hen te delen en de punten die nog liggen nader te bespreken. PR en Communicatie
VrijwilligersbeleidDe vrijwilligerscommissie heeft vanuit de enquête die vorig jaar is gehouden diverse vrijwilligersvacatures kunnen vullen. Er zijn tevens acties gevoerd om meer barpersoneel te krijgen. Helaas blijft hier een tekort bestaan. TopsportplanDoor Hugo van der Loo, Marius van Zanten, Monique Berrevoets en Martien Droog is voor PAC een nieuw topsportplan opgesteld. Het bestuur is zeer ingenomen met dit heldere plan dat goed aansluit bij de visie van PAC. In dit plan wordt ook samenwerking buiten PAC gezocht, aangezien krachten gebundeld moeten worden als je in de topsport iets wilt bereiken. Helaas is nog niet aan de financiële randvoorwaarde voldaan om dit plan te kunnen bekostigen. Omdat dit een goed plan betreft en topsport een belangrijk uithangbord voor PAC is, wil het bestuur voor 2011 de garantie geven dat de financiële middelen beschikbaar komen om het plan voor dit jaar integraal te kunnen uitvoeren. Hugo van der Loo wordt de nieuwe topsportcoördinator. Verkiezing leden hoofdbestuurGersji Pereira treedt statutair af. Hij wordt opnieuw met algemene stemmen door de ledenvergadering gekozen. Rondvraag
Jan de Vos dankt het bestuur voor haar inzet. De vergadering wordt gesloten. Het bestuur dankt de aanwezigen voor hun komst. Tussentijdse rapportage hoofdbestuurPR en CommunicatieIn de professionalisering van de interne en externe communicatie van PAC Rotterdam staat de 'outdoor branding' hoog op ons verlanglijstje. Vorig jaar is door het bedrijf Red een outdoor brandingsscan uitgevoerd. Aanbevelingen van Red: De club ontbeert nu een eenduidig gezicht naar buiten. Pak de borden rond de baan aan, zorg voor meer volume in de borden. En plaats een 9-tal vlaggenmasten met banieren op het talud tussen PAC-O-Droom en de kantine. Bevestig daarnaast een aluminium frame aan de gevel van PAC-O-Droom, waartussen een wisselend doek kan worden gespannen. Het bestuur heeft het voorstel inmiddels goedgekeurd. Tevens zullen mobiele vlaggenmasten worden besteld die we mee kunnen nemen naar wedstrijden op andere locaties. Controle lidmaatschapRegelmatig blijkt dat iemand al geruime tijd bij PAC meetraint zonder lid van PAC te zijn. Volgens de regels mag een nieuwkomer drie keer meetrainen om te kijken of de trainingen bevallen. Is dit het geval dan wordt na deze drie trainingen het lidmaatschap aangevraagd. Het is jammer dat er bij PAC mensen rondlopen die wel van de faciliteiten gebruik maken en met onze leden de gezelligheid delen, maar die anderen laten opdraaien voor de kosten die we met zijn allen maken. Het bestuur heeft daarom besloten om controles uit te voeren. We hopen dat iedereen zich er bewust van wordt het heel normaal en wel zo eerlijk is dat je samen de gezelligheid, maar ook, door het betalen van je contributie, de kosten deelt. Sociale activiteiten sectie Weg en recreatieIn het handboek is de regeling ter stimulering van de sociale activiteiten van de groepen van de sectie Weg en recreatie opgenomen. Loopgroepen van de sectie Weg en recreatie kunnen tot eind maart van ieder jaar één voorstel per jaar indienen voor een groepsactiviteit van een loopgroep om in aanmerking te komen voor een bijdrage van PAC. Het moet gaan om een activiteit met zowel een sociaal als een sportief karakter. Het voorstel wordt via de trainer van de groep bij het sectiebestuur ingediend. Deze regeling is tevens op de website te vinden. Werkgroep Goed trainerschapNa enkele vruchtbare bijeenkomsten organiseert de werkgroep ‘Goed trainerschap’ op 12 en 26 maart 2011 bijeenkomsten voor de trainers van PAC. De bijeenkomsten zullen waarschijnlijk in het Topsportcentrum worden gehouden. Op deze dagen wordt aandacht besteed aan de volgende onderwerpen:
AtletiekvisieVoor de vorming van de atletiekvisie worden er momenteel met de verschillende belanghebbenden interviews afgenomen. Begin maart wordt een plenaire bijeenkomst met alle geïnterviewden gehouden om zo een grote visie te vormen. Afstemming wegwedstrijden regio RijnmondMet de EUR Roadrunners zijn nadere afspraken gemaakt om de wedstrijden beter op elkaar af te stemmen. Ook met de andere verenigingen in de regio zou de sectie Weg en recreatie graag regelmatig overleg voeren. Tijdens het volgende voorzittersoverleg van de Atletiekunie zal worden nagegaan of een regulier overleg mogelijk is. Financieel beleidDe regeling omtrent de onkostenvergoeding van de trainers, zoals in het handboek beschreven, zijn aangepast aan de fiscale vereisten die de Belastingdienst stelt. De nieuwe regeling geldt vanaf 2011. CONCEPTNOTULEN NAJAARSVERGADERING 29 november 2010OpeningVoorzitter Gersji Rodigues Pereira opent de vergadering en heet de leden van harte welkom op de najaarsvergadering. Mededelingen en ingekomen postAanwezigenEr zijn 37 personen ter vergadering aanwezig. AfmeldingenMet kennisgeving afwezig zijn: Marius Veenker, Nel van Vliet, Hans Slager, Chris Roeland, Aat Scheepbouwer, Ineke Scheepbouwer, Ron van der Steenhoven en Hugo van de Loo. Ingekomen stukkenEr zijn geen ingekomen stukken. Notulen voorjaarsvergadering 29 maart 2010Naar aanleiding van de notulen wordt gevraagd of het overleg over de trimbaan in het Kralingse bos vruchtbaar is geweest. Helaas is er nog geen resultaat geboekt, maar blijft PAC hierover in gesprek met de deelgemeente Kralingen-Crooswijk. De notulen van de voorjaarsvergadering worden vastgesteld. Voortgang beleidsplanHet hoofdbestuur rapporteert over de voortgang van het nieuwe beleidsplan. AlgemeenPAC heeft samen met Rotterdam Atletiek een concept Plan van Aanpak voor de Atletiekvisie Rotterdam geschreven. Hierin wordt beschreven hoe de atletiekverenigingen zich de toekomst van de atletiek in Rotterdam voorstellen, wat de huidige sterke en zwakke punten zijn hoe we onze doelstellingen kunnen bereiken. Bij de vorming van de atletiekvisie gaat het om het totale plaatje inclusief de beschrijving van de benodigde faciliteiten en de financiële gevolgen. Het plan wordt momenteel met de afdeling Sport en Recreatie van de gemeente Rotterdam, Stichting Sportsupport Rotterdam en Rotterdam Topsport besproken en ook de Atletiekunie en de deelgemeente Kralingen-Crooswijk worden bij de vorming van de atletiekvisie betrokken. De atletiekvisie moet voor de zomer klaar zijn. Technisch beleidOnlangs is de werkgroep ‘PAC goed trainerschap’ opgericht. Deze werkgroep wordt gevormd door Ria Jans, Marius van Zanten, Jan de Vos, Frank Kruijne , Ineke Scheepbouwer, Peter Plaisier, Ron van der Steenhoven en Peter Veldhorst, Gersji Rodrigues Pereira en Freek Weggeman. De werkgroep heeft tot doel de term ‘Goed trainerschap’ nader in te vullen, dit meetbaar en tevens bespreekbaar te maken, om zo de kwaliteit van onze vereniging te verbeteren. Binnenkort komt de werkgroep weer bijeen om te bespreken hoe de opgedane ideeën met de trainers kunnen worden gedeeld. Communicatie
VrijwilligesbeleidIn oktober is er een enquête rond het vrijwilligersbeleid gehouden.
Het bestuur zou de mogelijkheid van differentiatie van de contributie naar de mate van vrijwilligerswerk graag nader bestuderen. We komen nu ongeveer 50 vrijwilligers tekort om alle activiteiten te kunnen uitvoeren zoals we dat zouden willen. Paula Houtzager merkt op dat deze vrijwilligers het beste geworven kunnen worden door de mensen persoonlijk aan te spreken en zou graag zien dat dit eerst gedaan wordt alvorens naar het middel van contributiedifferentiatie te grijpen. FinanciënSpeerpunten van het financiële beleid zijn:
Begroting 2011In augustus/september zijn de sectiebesturen gestart met het maken van sectiebegrotingen met als uitgangspunt het gelijk houden van de contributie. De sectiebesturen werd verzocht een antwoord te vinden op de volgende vragen: Wat wil je? Wat is er voor nodig? Wat kost dit? Samenvoegen van de sectiebegrotingen en de algemene begroting leverde een tekort op van € 40.000. Het blijkt steeds lastiger om de begroting sluitend te krijgen, omdat het ambitieniveau niet aansluit bij de beschikbare middelen. Vragen naar aanleiding van de begroting
De begroting 2011 wordt door de Algemene ledenvergadering goedgekeurd. BekersDe Baggermanbeker voor de vrijwilliger van het jaar wordt dit jaar toegekend aan de Ekidencommissie, bestaande uit Conny Lie-A-Lien, Mieke Louwman, Arjenne Bastiaansen en Remko Peters. In de afgelopen jaren is de Ekiden uitgegroeid tot het grootste PAC-evenement en geniet zowel binnen als buiten de vereniging grote belangstelling. De Ekiden is daarmee een belangrijk uithangbord voor PAC. De Ignisious Gaisahbeker is bestemd voor de best presterende PAC-er. Voor het eerst waren er drie genomineerden:
De unieke prestatie van de JJA-ploeg heeft het bestuur doen besluiten om de ploeg de Ignisious Gaisahbeker toe te kennen. De beker wordt door Ignisious Gaisah uitgereikt. Ignisious werd onlangs bij de Common Wealth Games derde met een sprong van 8,12m. Ook hij ontvangt bloemen. Mutaties leden hoofdbestuurAnco Berrevoets treedt af als lid van het hoofdbestuur. In de voorjaarsvergadering hoopt het bestuur een nieuwe kandidaat te kunnen voordragen. Rondvraag
De vergadering wordt gesloten. Het bestuur dankt de aanwezigen voor hun komst.
|











